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Googleカレンダーを使いこなしてスケジュール管理を万全にしよう!

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皆さんはスケジュール管理をどうされてますか?私はずっと手帳でスケジュールを管理していたのですが、最近はGoogleカレンダーを使っています。

以前はアナログの手帳の方が視認性が高くて使いやすいと思っていたのですが、Googleカレンダーを使っているうちにデジタルの方が日別、週別、月別の移動も容易で見やすく使い勝手がいいと感じるようになりました。スマホにGoogleカレンダーのアプリを入れておけば、自動的にPCと同期してくれるので出先でも簡単にスケジュールを確認できます。

他にも仕事用とプライベート用のカレンダーを別に作ったり、検索機能で過去や未来の予定を簡単に探しだせたりと、手帳ではできない便利な機能がたくさんありますので、一度利用してみてはいかがでしょうか。

Googleカレンダーの基本設定をしましょう

まずはGoogleカレンダーが使いやすくなるように、設定を見てみましょう。

Googleトップページでカレンダーを表示させます。

カレンダー右上のアイコンから、設定画面を表示させましょう。

 

設定画面が表示されたら日付形式と時間形式、週の開始日を見てみましょう。

デフォルトでは日付形式が【 12/31/2017 】のようにアメリカ式になっているので、見慣れた【2017/12/31】の形式に変更しましょう。
他にも私は自分の好みにあわせて時間形式を24時間表示に、週の始まりを月曜日に変更しています。

 

続けて左上の「カレンダー」をクリックします。
デフォルトで日本の祝日が表記される様になっていると思いますが、念のために確認して置きましょう。

スケジュールを入力してみましょう

ではスケジュールを入力してみましょう。

月表示のカレンダーで時間とスケジュールを同時に入力する

カレンダーを月表示に切り替えて、スケジュールを入力したい日付をクリックします。「〇〇時に□□」のように、時間とスケジュールの内容を一緒に入力し「作成」をクリックしてください。

 

 

自動的に時間を認識し、スケジュールが入力されました。
画像の例では「12時に昼食会」と記入しましたが「12:00に食事会」、「食事会12時」などの入力でも時間が認識されます。
「12時から13時半食事会」等と終わりの時間を指定して入力する事もできます。

 

カレンダー表示の期間を「日」や「週」に切り替えても、スケジュールは入力されています。

週表示のカレンダーでスケジュールを入力する

次に週表示のカレンダーでスケジュールを入力してみましょう。
入力したい日時でクリックし、スケジュールを入力するだけです。

スケジュールが入力されました。
1日表示のカレンダーでも、週表示と同様に入力することが出来ます。

日程や時間の変更

週表示や1日表示のカレンダーではドラッグアンドドロップで日時を移動したり、スケジュール時間の長さを簡単に変更できます。

日をまたぐスケジュールを入力する

旅行や出張などの日をまたぐスケジュールは、月表記から入力しましょう。
カレンダーをドラッグして期間を指定し、スケジュール内容を記入して作成をクリックしてください。

下の画像のようにスケジュールが入力されます。

スケジュールに地図情報を付け加える

スケジュールに地図情報を入力すると、グーグルマップを表示させることができます。
地図情報を追加したいスケジュールを選び、「編集」クリックします。

 

「場所」に住所や施設名を入力し、保存をクリックします。

スケジュールに住所とグーグルマップのリンクが追加されました。

 

定期スケジュールを登録する

会議等の定期的に行う行事を、まとめて入力することができます。
下の例では毎週火曜日に15時から16時に行う定例会議を入力します。

スケジュールのタイトルを入力し、編集をクリックします。

 

編集画面に移動したら「終日」のチェックをはずし、時間を入力します。
繰り返しをクリックしてチェックを入れます。

 

繰り返す内容の詳細設定をします。
繰り返す間隔を隔週にしたり、曜日で設定する事もできます。
設定したら「完了」をクリックします。

 

カレンダーの画面に戻ると、定期スケジュールが入力されています。

スケジュールにファイルを添付する

GoogleカレンダーではGoogleドライブにアップロードしてあるファイルを、スケジュールに添付する事ができます。

予定の編集画面から「添付ファイルを追加」をクリックします。

 

Googleドライブのファイル選択画面になるので、添付したいファイルをクリックします。

 

編集画面を開くとファイルが添付されています。
クリックするとファイルが開きます。

 

スケジュールの通知設定を変更する

Googleカレンダーでは時間を設定したスケジュールには、通知が届くようになっています。設定画面から通知設定をチェックしてみましょう。

スケジュールごとに通知設定を変更する

スケジュールの編集画面から通知設定を変更できます。

通知方法と通知時間を設定して「保存」をクリックします。

通知のデフォルト設定を変更する

右上のアイコンから設定画面を呼び出します。

 

左上の「カレンダー」を選択し、「通知を編集」をクリックします。

 

デフォルトでは予定の30分前に通知が来ます。終日予定の通知は前日の23:30に設定されています。通知方法をメールに変更する時も、この画面から設定して下さい。

通知の数を増やしたい時は「通知の追加」、通知が来ないようにしたい時は「削除」をクリックして下さい。

「保存」をクリックすれば設定が完了します。

 

新しいカレンダーを作成する

Googleカレンダーでは複数カレンダーを作成することができます。仕事用とプライベート用でカレンダーを別にしたい方は、新しくカレンダーを作成しましょう。

「マイカレンダー」から「新しいカレンダーの作成」を選択してください。

 

「カレンダー名」を入力して「カレンダーを作成」をクリックします。

新しいカレンダーができました。
カレンダー名をクリックすることによって、カレンダーを表示するか切り替える事ができます。

Gmailから予定を登録する

GmailにはGoogleカレンダーとの連携機能が付いています。

日時を約束するような内容のメールを受信したら、GmailとGoogleカレンダーを連携させてすばやく予定を登録してしまいましょう。

Gmailの「その他」をクリックし、「予定を作成」を選択します。

 

するとGoogleカレンダーの予定入力画面に切り替わります。
メールタイトルとメール本文が転載されていますので、日時を入力して「保存」をクリックしましょう。

カレンダーを他のユーザーと共有する

Googleカレンダーは、グループでカレンダーを共有し閲覧や編集をすることが出来ます。

共有したいカレンダーの▼をクリックし「このカレンダーを共有」をクリックします。

共有したいユーザーのメールアドレスを入力し、権限を設定してから「ユーザーを追加」をクリックします。

追加したいユーザーのメールアドレスが表示されるので「保存」をクリックします。

追加したいユーザーがGoogleカレンダーを利用してない場合は、下の画面が表示されるので「招待」をクリックします。

 

最後に

一通りの使い方をご紹介できたと思います。
とても便利なサービスなので、オンラインでスケジュールを管理したことがないかたは、一度利用してみることをおすすめします。

 

 

 

 


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